Jei dirbate versle ar mokykloje, kuriai reikia dirbti su keliais klientais ar projektais, labai svarbi tinkama registravimo sistema. Yra keli popieriaus padavimo būdai, tačiau galiausiai jūsų sistema turėtų atspindėti jūsų poreikius. Geriausias būdas pasiruošti efektyviai sistemai yra skirti kelias dienas vien tik organizavimo darbui.
Žingsniai
1 metodas iš 3: Pasiruošimas naujai failų sistemai
Žingsnis 1. Surinkite visas savo medžiagas
Prieš bandydami nustatyti tinkamą sistemą, turite surinkti visus dokumentus. Eikite per visas vietas, kuriose galite turėti dokumentus, ir sudėkite juos į vieną krūvą. Skirkite laiko, kad įsitikintumėte, jog galite tinkamai atsiskaityti už visą savo aktyvų ir neaktyvų darbą.
- Planuokite iš anksto, išvalydami stalo vietą, kad galėtumėte dirbti su dokumentais.
- Jei kažkieno dokumentus tvarkote naujoje registravimo sistemoje, pašalinkite visus dokumentus iš dabartinės sistemos. Jums bus geriau tvarkyti visus dokumentus ir pasiruošti naujai sistemai.
Žingsnis 2. Peržiūrėkite visus dokumentus
Tai sunki proceso dalis, tačiau tai taip pat yra esminis žingsnis siekiant tapti organizuotu. Atskirkite visus failus pagal tai, kas jie yra, pvz., Banko ataskaitas, sąskaitas kredito kortelėmis ir hipotekos mokėjimus. Tai gali atrodyti nuobodu, tačiau peržiūrėkite kiekvieną savo krūvos dokumentą, kad nustatytumėte, su kuo dirbate.
- Jums nereikia skaityti kiekvieno dokumento, tačiau trumpas apipjaustymas jums padės.
- „Post-it“užrašai yra tinkami pažymėti svarbius dokumentus, kuriuos žinote, kad jums reikės skirti laiko.
Žingsnis 3. Nustatykite polius
Pradėjus rūšiuoti dokumentus, būtų naudinga kartu laikyti susijusius dokumentus. Visus dokumentus, susijusius su „Nickelback“klientu, galite sudėti į vieną krūvą. Kitas pavyzdys - savo darbus kaupti pagal mėnesius.
- Chronologinės tvarkos pojūtis gali būti naudingas jūsų padavimo poreikiams.
- Rūšiuodami dokumentus, nustatykite prioritetus. Pamatę nepaprastai svarbius dokumentus, padėkite juos ant atitinkamos krūvos viršaus.
Žingsnis 4. Sumažinkite, kaip jums atrodo tinkama
Kita krūva, kurią galite sukurti, yra šiukšlių krūva. Jūs neprivalote išmesti krūvos savo dokumentų, bet turite atskirti nesvarbius dokumentus nuo kitų krūvų. Jūs netgi galite sukurti įvairią krūvą, į kurią galėtų patekti atsitiktiniai dokumentai.
Jei esate 100% tikras, kad jums nereikia jokių dokumentų ir negalite nubrėžti tinkamos nuorodos į kitą dokumentą, išmeskite juos. Pasitarkite su savo viršininkais, ar jums leidžiama ką nors išmesti, prieš pradėdami ką nors daryti
Žingsnis 5. Naudokite manilos aplankus
Naudodamiesi pigiais manilos aplankais, viską tvarkykite sau. Tai nepakenks jūsų lėšoms ir leis jums atlikti bet kokią norimą registravimo sistemą. Manilos aplankų paketą galite įsigyti bet kurioje biuro reikmenų parduotuvėje.
Žingsnis 6. Perkelkite savo krūvas
Naudokite anksčiau nustatytus polius, kad galėtumėte vadovautis savo aplankais. Įsitikinkite, kad kiekvieno aplanko turinys taip pat yra sutvarkytas. Galite tvarkyti failo turinį pagal kiekvieno straipsnio svarbą arba chronologiją.
- Venkite tvarkyti failo turinį pagal abėcėlę. Abėcėlinė organizacija efektyviau organizuoja failų grupes.
- Užpildydami aplankus, įdėkite manilos aplankus į dokumentų spintelę.
2 metodas iš 3: Sistemos, tinkančios jums, sukūrimas
Žingsnis 1. Naudokite abėcėlinę rinkmenų sistemą
Abėcėlinė rinkmenų sistema gerai veikia, kai reikia nuskaityti žmonių, klientų, autorių, filmų, knygų ir tt vardus ir pavardes. Jei naudojate lengvai atsirandančius terminus, abėcėlės tvarka padaryta failų sistema dažnai yra lengviausia naudoti.
- Geriausias būdas rinkti ir gauti failus yra pažymėti kiekvieną failą. Manilos aplankuose yra papildomas skirtukas, skirtas failams pažymėti, o tai palengvins jūsų paieškos procesą.
- Jei tvarkote klientus, efektyviau rašyti abėcėlę pagal pavardę.
- Jei turite daug failų, apsvarstykite galimybę sukurti raidžių skyrius, kurie padėtų jums sutvarkyti. Skyrių skirstytuvai yra dideli ir juose yra tik viena raidė. Taip pat galite suskirstyti raides poromis, pvz., „A-D“arba „F-K“.
2 veiksmas. Naudokite vietinę tvarką
Kai dirbate ar studijuojate įvairias dalykų sritis, dalyko ar temos tvarka gali būti labai naudingas informacijos gavimo būdas. Pavyzdžiui, jei studijuojate teisę, galite turėti sutarčių, konstitucinės teisės, deliktų, administracinės teisės, tarptautinės teisės ir kt.
- Geriausias būdas sutvarkyti aktualią informaciją yra sekcijų skirstytuvai. Pažymėkite skyrių skirstytuvus pagal turinį, pvz., „Administratoriaus įstatymas“.
- Ši sistema geriausiai veikia, jei turite kelias skirtingas temas. Jei ne, jums liks vienas ar du skirstytuvai ir mažai organizuota sistema.
Žingsnis 3. Išbandykite skaitmeninį pildymą
Šio tipo byla idealiai tinka failams, kuriuose yra datos ar skaičiai. Pvz., Jei turite sąskaitų faktūrų, kvitų, įvykių su data ir pan., Skaitinė sistema gali palengvinti sistemos radimą. Taip pat galite apsvarstyti šios parinkties mėnesio ir metų žymėjimą. Tiems, kurie dirba aplinkoje, kurioje numeriai naudojami dokumentams, pvz., Medicinos byloms, teisėkūros dokumentams, teismų byloms ir pan., Numeracija yra naudingas paieškos būdas.
- Naudokite šią sistemą tik tuo atveju, jei jums patogu žiūrėti kelis numerius ir galite gauti informaciją iš šių numerių.
- Pateikimo skirtukuose pažymėkite skaičius ar datas ir sutvarkykite pagal sunumeruotą vertę. Pradėkite nuo „1“ir toliau nurodyti skaičiai padidins vertę.
- Jei pildote mėnesius, pradėkite nuo sausio ir pereikite tvarka iki gruodžio. Kiekvieną mėnesį jums bus naudingi skyrių skirstytuvai.
Žingsnis 4. Naudokite spalvų kodavimą
Tai puikiai tinka kūrybiškam dokumentų rinkiniui ir ypač veiksminga tiems, kurie gerai prisimena. Tai gali padėti susieti įvairias temas pagal spalvų kodavimą. Galite spalvoti bet kurį iš aukščiau paminėtų dokumentų pateikimo būdų. Taip pat galite naudoti organizavimo sistemų derinį, susiedami spalvų kodus su kita sistema.
- Vienas iš paprasčiausių būdų pridėti spalvą prie nustatyto užpildymo metodo yra naudojant žymeklius. Įvairių žymeklių paketų galite įsigyti bet kurioje raštinės reikmenų parduotuvėje.
- Kitas spalvų kodavimo būdas yra įvairių spalvų aplankų naudojimas.
Žingsnis 5. Naudokite dažnių sistemą
Tai gerai tinka daiktams, kuriuos naudojate nuolat, bet neturėtų būti atskira sistema. Ji turi maitintis kita sistema, pavyzdžiui, abėcėlės sistema. Įtraukite dažnai naudojamą informaciją į grupuotą vietą jūsų dokumentų srityje, kad ją būtų galima greitai gauti, pvz., Pačioje dokumentų spintos stalčiaus priekyje.
Turite būti atsargūs, kad nepasinaudotumėte šia sistema. Projekto, kuriame šiuo metu dirbate, laikymasis priekyje ne visada garantuos veiksmingą organizaciją
3 iš 3 metodas: organizuotos sistemos išlaikymas
Žingsnis 1. Nedelsdami paduokite dokumentus
Vienas iš būdų užtikrinti, kad jūsų dokumentų sistema veiks efektyviai, yra popieriaus padavimas apdorojant jį. Pateikimo sistema neveiks, jei atidėsite dokumentų pildymą. Įpratimas pildyti dokumentus taip pat pagerins jūsų produktyvumą ir darbo eigą.
Žingsnis 2. Atnaujinkite savo erdvę
Kas porą mėnesių turėtumėte peržiūrėti savo registravimo sistemą ir trumpai nuvalyti. Jūs neprivalote peržiūrėti visų savo dokumentų, kaip tai darėte pradinei organizacijai. Peržiūrėkite visus failus ir įsitikinkite, kad viskas yra sutvarkyta ir tinkamoje vietoje.
Po kelių pirmųjų mėnesių taip pat galėtumėte pamąstyti, ar pasirinkta sistema jums tinka
Žingsnis 3. Išvalykite savo erdvę
Kartą per metus turėtumėte plačiau išvalyti savo darbo vietą. Galbūt turite keletą failų, kuriuos reguliariai naudojate, tačiau dabar turėtumėte peržiūrėti kitus failus, kuriuos naudojate mažiau. Atidarykite mažiau naudojamus failus ir perskaitykite visus dokumentus, kad pamatytumėte, ar nėra nereikalingų dokumentų.
Išimkite visus failus ir nuvalykite kartoteką drėgna šluoste, kad pašalintumėte dulkes
Patarimai
- Šie principai taip pat gali būti taikomi kompiuterinėms ar kitoms elektroninių dokumentų grupėms.
- Naudokite failų, kurie nėra išdėstyti abėcėlės tvarka, indeksą. Tai turėtų būti išdėstyta abėcėlės tvarka, kad galėtumėte greitai rasti failus bet kuriuo atveju. Padėkite šį rodyklę failo priekyje.
- Pradėkite išvalydami ir surūšiuodami popierių krūvas, o pastabas „post-it“surūšiuokite į kategorijas, o tada į subkategorijas.
- Naudinga turėti įvairių failų daiktams, kurie niekur kitur netelpa.
