Darbo ataskaita (SOW) yra dokumentas (ir paprastai teisinė sutartis), įforminantis rangovo ir užsakovo supratimą. Kiekvieno projekto atveju SOW nurodo konkrečias teikiamas paslaugas (paprastai suskirstytas į atskiras užduotis, kurias reikia atlikti), laiką, per kurį šios užduotys ir paslaugos turi būti atliktos, ir sumą bei mokėjimo datas. Pagrindinis jo tikslas yra tapti projekto gairėmis ir dokumentuoti šalių lūkesčius. Tai turėtų būti aiškus ir paprastas anglų kalbos aprašymas „Kodėl“, „Kas“, „Ką“, „Kaip“, „Kada“, „Kur“ir „Kiek“?
Žingsniai
1 iš 2 metodas: laikykitės bendrųjų gairių
Žingsnis 1. Prieš pradėdami darbą, parašykite SĖVĄ
SOW paprastai sukuriama baigus pagrindines derybas dėl sutarties, bet prieš pradedant bet kokį projekto darbą. Tačiau kartais (ypač atsižvelgiant į daug laiko reikalaujančius projektus) derybos gali būti tęsiamos pradėjus darbą ir SOW nepabaigiama, kol projektas nėra gerai įgyvendintas.
Žingsnis 2. Tyrinėkite reikiamą SOW formatą
Nėra vieno standartinio SOW, nes skirtingos pramonės šakos ir projektai turi skirtingus rezultatus ir darbo eigą. Gera SOW yra pritaikyta SOW.
Žingsnis 3. Išsiaiškinkite pirmą kartą
Nors pati pirminė SOW paprastai nėra peržiūrima, paprastai SOW sąlygoms keisti naudojama atskira šalutinė sutartis, vadinama pakeitimo tvarka. Patartina į SOW įtraukti tuščią keitimo užsakymo formą. Atminkite, kad pakeitimų užsakymai gali padidinti projekto išlaidas. Gerai parašyta SOW gali padėti sumažinti pakeitimo užsakymo poreikį. Nė vienas klientas nenori atsidurti tokioje padėtyje, kad jo konkretūs lūkesčiai nebūtų dokumentuoti, o tai gali sukelti vėlavimą, bendrų išlaidų padidėjimą ar nepasitenkinimą.
2 metodas iš 2: stiliaus ir specifinių įpročių įgijimas SOW
Žingsnis 1. Įtraukite tikslą
Šiame skyriuje atsakoma į klausimą „Kodėl? Tai aukšto lygio projekto ir jo tikslų apžvalga. Bendrieji aprašymai yra priimtini rengiant šį „paukščio skrydžio“projektą, tačiau venkite kalbos, kurią būtų galima interpretuoti daugiau nei vienu būdu. Būkite aiškūs; aprašyti išmatuojamus ir pasiekiamus tikslus, kuriuos realiai galima pasiekti per nurodytą laiką.
Žingsnis 2. Įtraukite diskusiją apie taikymo sritį
Šiame skyriuje pateikiamas galutinis teiginys (jokių variantų ar alternatyvų) „Kas?“ir kaip? Kas yra darbas? Kaip tai bus įvykdyta? Arba dažnai tai, kas NĖRA darbas ir kas nebus įvykdyta. Kokios yra prielaidos? Kokie rezultatai (daiktai, kuriuos rangovas pateikia klientui peržiūrėti ir patvirtinti) yra gaminami? Tai, kas, be rezultatų, turi įvykti administraciniu požiūriu (projektų valdymas) pažangos ataskaitų, laiko stebėjimo ir kitų ryšių požiūriu.
Žingsnis 3. Jei įmanoma, pridėkite vietą
Šiame neprivalomame skyriuje aprašoma, kur bus atliekamas darbas (jei reikia).
Žingsnis 4. Įtraukite laiko tarpą
Šioje neprivalomoje skiltyje nurodomas bendras projekto užbaigimo laikas, maksimali apmokestinama valanda per tam tikrą laikotarpį ir konkretus oficialių peržiūrų ar kitų projekto etapų laikas.
Žingsnis 5. Nustatykite tvarkaraštį
Šiame skyriuje nurodoma, kokias užduotis reikia atlikti iki kokios datos ir laiko ir kas yra atsakingas už tai, kad tai įvyktų. Užduotys ir rezultatai (pirmiausia rezultatai) turi būti išsamūs, nedviprasmiški ir aiškūs, kad juos būtų lengva suprasti. Be rezultatų, tvarkaraštyje gali būti įrašų apie kokybės užtikrinimo testavimą, vartotojų testavimą ir pažangos ataskaitas.
- Nors tvarkaraštis turėtų būti konkretus, nesusikoncentruokite į „kaip“, nes tai gali sukelti per daug kliūčių sėkmingam projekto užbaigimui. Pakanka paprasto reikalingos metodikos aprašymo.
- Į Tvarkaraštį dažnai įtraukiama išsami informacija apie priėmimo kriterijus (siekiant įvertinti rezultato kokybę) ir mokėjimo etapus (dažniausiai priėmus pagrindinius rezultatus), nors juos galima aprašyti kitame atskirame skyriuje.
6. Įtraukite skyrių „Priėmimas“
Šiame skyriuje aprašomas mechanizmas, kaip šalys nustatys, ar produktas ar paslauga yra priimtini. Kriterijai gali būti įvairūs - nuo išmatuojamų kokybės standartų iki tam tikro bandymų skaičiaus, tačiau bet kuriuo atveju jie turi būti objektyviai įvertinti.
Žingsnis 7. Nurodykite standartus
Šiame skyriuje aprašomi visi pramonės standartai, kurių reikia laikytis norint įvykdyti sutartį. Užuot fiziškai atkartoję pramonės standartus SOW, pakanka specialiai nurodyti standartų rinkinį.
8. Įtraukite visus darbo jėgos reikalavimus
Šiame skyriuje nurodomi visi specialūs darbo jėgos reikalavimai, pvz., Projekte dirbančių darbuotojų skaičius, išsilavinimo reikalavimai (laipsniai ar pažymėjimai).
Žingsnis 9. Atkreipkite dėmesį į kainą
Šiame skyriuje aptariamas klausimas „Kiek? Ar mokėjimas yra fiksuotas mokestis? Kaip atsižvelgiama į išlaidas/išlaidas? Ar mokėjimas bus atliekamas kaip vienkartinė išmoka ar dalimis? Koks yra mokėjimo grafikas? Ar yra mokėjimo atskaitos taškų?
10. Įtraukite visas prielaidas
Dauguma projektų yra persmelkti įvairių nežinomų dalykų, dėl kurių šalys turi daryti įvairias prielaidas. Iš esmės prielaidos yra sąlygos, kurių, kaip tikisi rangovas, bus, kad projektas būtų užbaigtas pagal SOW sąlygas. Pavyzdžiui, rangovas gali manyti, kad jo darbuotojams bus suteikta prieiga prie kliento kompiuterių tinklo, kad jie galėtų įdiegti pristatomą programinę įrangą. Skyriuje „Prielaidos“turėtų būti nustatyta kuo daugiau tokių prielaidų ir pateiktas nenumatytų atvejų planas arba pasekmės tuo atveju, jei kokios nors prielaidos nepavyks.
Žingsnis 11. Įtraukite projektų valdymo parametrus
Šiame skyriuje aprašomas projekto eigos stebėjimo procesas. Įtraukite tokius elementus kaip: savaitiniai susitikimai, reguliarios būsenos ataskaitos, reguliarios pažangos ataskaitos ir projektų valdymo komandos susitikimai. Šiame skyriuje taip pat galima apibūdinti visus papildomus įsipareigojimus, kurie gali kilti dėl projekto, pvz., Techninę priežiūrą ir remontą po pirminio projektavimo ir (arba) įrengimo.
Patarimai
- Jei taikoma, paprastai klientas suinteresuotas sulaikyti dalį galutinio mokėjimo, kol bus įrodyta, kad visi rezultatai veikia kartu.
- Paprastai gerai parengtas SOW neturėtų nurodyti jokių išorinių dokumentų (išskyrus pramonės standartus).
- Prieš pradėdami projektą, būtinai užfiksuokite visus pažadus, duotus pardavimo vietoje ir derybose dėl sutarties.
- Detalizuodami tvarkaraštį, naudokite kalendoriaus kalbą, kuri suteikia tam tikrą lankstumą. Pavyzdžiui, „praėjus dviem mėnesiams po X, Q. A. bandymai bus baigti “, o ne„ Birželio 5 d. Q. A. bandymai bus baigti “. Tai leidžia projektui tęsti sklandžiai (be pakeitimų užsakymų), jei procesas vėluoja anksčiau.
- SOW gali būti vadinamas „konfidencialiu“. Jei taip, SOW turėtų būti trumpas skyrius, kuriame būtų aprašytos bet kokio konfidencialumo pažeidimo pasekmės (paprastai fiksuota piniginė bauda).
