Biuro failų tvarkymas gali būti sudėtinga užduotis, ypač jei turite daug failų ir dokumentų, tačiau tai neturi būti skausmingas procesas. Iš anksto suplanavę ir nusprendę dėl failų sistemos, galite sutvarkyti failus pagal savo verslą ir užtikrinti, kad svarbius dokumentus rasite efektyviau. Kai jūsų failai bus tvarkingi, turėsite laikytis nuoseklios sistemos, kad taip išlaikytumėte failus.
Žingsniai
1 metodas iš 3: Sistemos kūrimas
Žingsnis 1. Sukurkite failų kategorijas
Jei norite sutvarkyti failus, pirmiausia turite nuspręsti, kokias pagrindines kategorijas naudosite rūšiavimui. Įvairių tipų biurams bus skirtingos kategorijos, tačiau bendra sistema yra ta pati. Turite išsiaiškinti sistemą, kuri prasmingai surūšiuotų jūsų failus.
Pavyzdžiui, jei dirbate advokatų kontoroje ir norite tvarkyti klientų failus, galite rūšiuoti pagal bendrus bylų tipus: bylinėjimosi, testamento, korporacinės, administracinės ir kt
Žingsnis 2. Nustatykite subkategorijas
Kiekvienoje kategorijoje galite patikslinti, sukurdami subkategorijų sąrašą. Bet kokį atskirą popieriaus lapą, kurį reikia paduoti, galima apibrėžti dviem terminais - bendrąja kategorija, o po to - subkategorija.
Pvz., Jei kuriate finansinių reikalų registravimo sistemą, galite turėti bendrą kategoriją „Išeinantys mokėjimai“ir tada nustatyti pardavėjų, tiekėjų, paslaugų, specialistų ir administracinių išlaidų pakategorius
Žingsnis 3. Naudokite spalvų kodavimo sistemą
Tai skamba paprastai, tačiau tai gali būti labai efektyvus būdas sutvarkyti failus, kad jie būtų greitai pasiekiami. Nuspręskite, kiek skirtingų kategorijų turėsite savo failų sistemoje, tada naudokite daugybę skirtingų spalvų aplankų.
Užuot naudoję visiškai spalvotus aplankus, galite naudoti įprastus Manilos aplankus ir gauti spalvotų lipdukų. Tada lipdukus galite klijuoti viršutiniame skirtuke, aplanko krašte arba abu, kad būtų geriau matomi
Žingsnis 4. Pažymėkite failus
Dabar kiekvienas jūsų biure esantis failas turi aiškią vietą. Turėtumėte aiškiai ir tvarkingai užrašyti etiketę kiekvieno aplanko skirtuke, kad žinotumėte, kur ji priklauso. Kiekvieno atskiro aplanko etiketė turėtų prasidėti nuo bendros kategorijos, o po jos - konkreti pakategorė. Pvz., Aplankas, kuriame yra jūsų pardavėjams atliktų mokėjimų įrašai, turėtų etiketę „Išeinantys mokėjimai / tiekėjai“.
- Kiekvieno failo etiketės turėtų būti atspausdintos kuo tvarkingiau ir nuosekliau. Galite labai lengvai nusipirkti programinės įrangos paketus, kurie leis formatuoti etiketes, kad galėtumėte jas spausdinti ir spausdinti naudodami kompiuterį.
- Jei spausdinate etiketes naudodami kompiuterį, turėtumėte naudoti pastovų šrifto dydį ir stilių. Jei spausdinate rankomis, turėtumėte stengtis būti nuoseklūs ir kiek įmanoma tvarkingesni.
Žingsnis 5. Rūšiuokite failus abėcėlės tvarka
Kai jūsų failų sistema yra sukurta ir sukūrėte visus aplankus, sutvarkykite juos. Bendrus aplankus turėtumėte surūšiuoti abėcėlės tvarka. Kiekviename bendrame aplanke visos subkategorijos taip pat turėtų būti surūšiuotos abėcėlės tvarka.
Galite pasirinkti rūšiuoti tam tikrą informaciją pagal datą, o ne pagal temos etiketę. Jei taip, tuomet turėsite patys nuspręsti, ar prasmingiau rūšiuoti failus su naujausiais elementais priekyje ir pereiti prie seniausių, arba atvirkščiai
Žingsnis 6. Kiekviename dokumentų stalčiuje palikite kelis centimetrus vietos
Kurdami failų sistemą, turite palikti vietos failams augti. Laikui bėgant neabejotinai gausite daugiau popierių, kuriuos galėsite pridėti prie kiekvieno aplanko. Palikite vietos savo failams išplėsti. Priešingu atveju vėliau turėsite sunkią užduotį - perkelti visas dalis ar failų stalčius, kad būtų vietos.
2 metodas iš 3: sutvarkytų failų rūšiavimas
Žingsnis 1. Surinkite visas medžiagas, kurias reikia paduoti
Jei pradedate nuo nesutvarkytų ir netvarkingų dokumentų rinkinio, turėsite pradėti nuo dokumentų ištraukimo. Raskite darbo vietą ir surinkite viską į vieną krūvą. Tada galėsite dirbti organizuodami.
Žingsnis 2. Atskirkite dokumentus į dvi grupes „veiksmui“ir „padavimui“
„Pirmiausia turėtumėte sukurti aplanką ar krūvą visko, ko reikia nedelsiant imtis veiksmų. Šie dokumentai neturėtų būti registruojami arba galite nepamiršti atlikti darbų, kuriuos reikia atlikti. Atidėkite šį „veiksmų“aplanką, kad netrukus jį išspręstumėte. Tada tęskite likusių dokumentų pildymą.
Sutvarkykite „veiksmo“failą. Dokumentai, su kuriais reikia nedelsiant susidoroti, turėtų būti suskirstyti į mažesnes grupes, atsižvelgiant į darbą, kurį reikia atlikti. Pavyzdžiui, nustatykite tokias subkategorijas kaip skambinti, rašyti, pristatyti ir mokėti
EKSPERTŲ PATARIMAS
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Žingsnis 3. Paimkite kiekvieną popierių vieną kartą
Rūšiuodami palaidus dokumentus, kuriuos pateikiate, priimkite sprendimus dėl kiekvieno, kai jį peržiūrite. Paimkite popierių, perskaitykite jį, nuspręskite, kuriai kategorijai ir subkategorijai jis priklauso jūsų bylų sistemoje, ir tada padėkite jį. Taip dirbdami padėsite nuosekliai pildyti dokumentus ir sutaupysite laiko, kai su kiekvienu elementu susidursite tik vieną kartą.
Peržiūrėdami kiekvieną elementą, turėtumėte nuspręsti, ar jums reikia jį išsaugoti. Jei dokumentas jau buvo išnagrinėtas ir nėra toks dalykas, kurį turite saugoti kaip įrašą, apsvarstykite galimybę jį išmesti, o ne pateikti
Žingsnis 4. Išskleiskite kiekvieną elementą
Dauguma turimų popierių greičiausiai bus gauti korespondencijos būdu ir greičiausiai bus vokuose ir sulankstyti. Išimkite popierius iš vokų, atidarykite juos lygiai ir tada paduokite. Tokiu būdu padavus kiekvieną popierių, jūsų aplankai tolygiai telpa į failų stalčių, neišsipūtę, kur sulankstytas popierius sukraunamas.
- Nuspręskite, ar reikia pasilikti vokus. Daugeliu atvejų vokai nereikalingi ir gali būti išmesti. Tačiau, jei manote, kad jums gali prireikti pristatymo įrodymo ar pašto antspaudo įrodymo, tuomet voką reikia susegti prie popieriaus ir laikyti kartu.
- Keli popieriai turi būti susegti kartu. Tai neleis daiktams atskirti ar prarasti. Sąvaržos yra geresnės už sąvaržėles, nes (a) jos tolygiau telpa bylose ir (b) nesukelia problemų.
3 metodas iš 3: failų tvarkymas
Žingsnis 1. Naudokite krepšelį „Į failą“
Kai į jūsų biurą patenka nauja korespondencija arba sukuriami nauji dokumentai, gali būti, kad negalėsite to pateikti iškart. Turėtumėte viską, ką reikia paduoti, sudėti į vieną vietą, kad galėtumėte pateikti, kai galėsite. Krepšelis ant stalo, pažymėtas „Į bylą“, yra geras būdas atidėti šiuos dokumentus, kol būsite pasiruošę.
Žingsnis 2. Paskirkite nuoseklų laiką, per kurį reikia dirbti paduodant
Jei galite, kiekvieną dieną ar savaitę suplanuokite pastovų laiką, per kurį galite pradėti pildyti naujus dokumentus. Jei pildymą padarysite įprasta savo kasdienybės dalimi, greičiausiai neatsiliksite nuo jo.
- Pvz., Galite skirti paskutinį kiekvienos dienos pusvalandį dienos dienoraščiams sudėti. Jei tam nepakanka laiko, galite pabandyti paduoti du kartus per dieną prieš pat pietus, o tada prieš išvykdami į dieną.
- Sėkmės raktas yra nuoseklumas ir kartojimas.
Žingsnis 3. Įsitikinkite, kad kiti, turintys prieigą prie failų, supranta sistemą
Jei esate vienintelis asmuo, kuris naudoja jūsų failus, turėtumėte lengvai išlaikyti savo sukurtą tvarką. Tačiau jei kitiems žmonėms reikia naudoti jūsų failuose esančius dokumentus, įsitikinkite, kad jie supranta jūsų sukurtą sistemą ir jos laikosi. Įdiegta registravimo sistema nėra naudinga, jei dokumentai sugadinami netinkamai ir sudedami į netinkamus aplankus.
Jei jis gali būti efektyvesnis ir efektyvesnis, jei pasiūlysite gauti viską, ko gali prireikti kitam jūsų biure, ir paprašykite, kad jis jums viską grąžintų. Tada galite būti tikri, kad viskas bus atnaujinta teisingai
Žingsnis 4. Svarbius dokumentus laikykite saugioje vietoje
Kai kurias specialias medžiagas gali tekti laikyti atskirose, specialiose vietose. Pavyzdžiui, kai kuriuos popierius gali tekti laikyti seife arba ugniai atsparioje spintelėje. Jums gali tekti net laikyti kai kurias medžiagas ne vietoje, banko seife arba įmonės advokato kabinete.
Žingsnis 5. Reguliariai peržiūrėkite failus
Bent kartą per metus arba, jei reikia, dažniau, turėtumėte skirti laiko savo failų peržiūrai. Šios peržiūros tikslas-nuspręsti, ar yra popieriaus, ar viso aplanko, kurį galima išmesti ar galbūt perkelti į ne saugyklą. Jei kažko daugiau niekada neprireiks, tuomet turėtumėte jo atsisakyti. Jei to nesitikite reguliariai naudoti, bet gali tekti išsaugoti kaip įrašą, tuomet turėtumėte jį nusiųsti į saugyklą.
