Rašymas pagal abėcėlę yra pagrindinis dokumentų tvarkymo būdas, leidžiantis greitai saugoti, pasiekti ir tvarkyti asmeninius ir verslo failus
Savo gyvenime įgyvendindami abėcėlės tvarka, užtikrinsite, kad visi dokumentai būtų apsaugoti ir lengvai prieinami. Yra daug taisyklių, kaip pildyti abėcėlės tvarka anglų kalba, kad būtų išsaugota protinga bylų sistema. Laimei, pradėti dirbti su naujais dokumentais paprasta ir vis tiek nėra sudėtinga, jei reikia pertvarkyti!
Žingsniai
1 dalis iš 2: padavimas abėcėlės tvarka
1 žingsnis. Nuspręskite, kokią abėcėlės sistemą naudosite
Netgi kažkas iš pirmo žvilgsnio paprastumo, kaip abėcėlės tvarka, siūlo keletą variantų. Svarbu pasirinkti vieną sistemą ir nuolat ją naudoti.
- Rengiant laiškus po kiekvieno laiško kiekviena žodis atsižvelgiama jų atsiradimo tvarka, nekreipiant dėmesio į tarpus tarp žodžių.
- Žodžių po žodžių rinkimas užsako elementus pagal kiekvieno žodžio pirmąją raidę iš eilės.
- Pateikiant atskirus vienetus, atsižvelgiama į kiekvieną žodį, santrumpą ir pradinius užsakymo elementus pagal juos. Paprastai rekomenduojama naudoti vienetų sistemą.
Žingsnis 2. Grupuokite elementus
Kai turėsite visus reikalingus failus, nuspręskite, kaip norite grupuoti failus. Galite pasirinkti žodyno formatą, kuriame visi failai sudedami viena abėcėlės tvarka, neatsižvelgiant į failo tipą ar jame esančius elementus. Taip pat galite naudoti enciklopedijos formatą, kuriame elementai yra sugrupuoti pagal tipą ar temą, o tada kiekviena grupė yra išdėstyta abėcėlės tvarka.
Jei turite pateikti daug įvairių tipų elementų (receptų, mokesčių kvitų, laiškų ir pan.), Gali būti naudinga naudoti enciklopedijos formatą. Pirmiausia sugrupuokite elementus pagal tipą, tada abėcėlės tvarka surinkite kiekvienos grupės elementus. Laikykite grupes atskirtas, naudodami skirstytuvus arba spalvų kodavimą
Žingsnis 3. Indeksuokite failus
Indeksavimas - tai kiekvienos pavadinimo dalies išdėstymas tinkamame vienete. Norėdami indeksuoti elementus prieš pateikdami juos, turite suskaidyti kiekvieno elemento pavadinimo elementus ir sukurti naują abėcėlės tvarka pavadintą pavadinimą, kuris gali skirtis nuo standartinio pavadinimo. Pavyzdžiui:
- Tarkime, kad turite indeksuoti ir pateikti šiuos elementus: straipsnį apie aardvarkus pavadinimu „Naktinis aardvarko maitinimas“, žymios aardvark ekspertės Jane A. Doe biografiją ir Detroito zoologijos sodo aardvark parodos reklaminę brošiūrą.
- Jane A. Doe biografija bus indeksuojama kaip „Doe, Jane A.“, nes pateikiant pavardes pirmiausia. Ji bus paduota su raide „D.“
- Straipsnis „Aardvarkų naktinis maitinimas“gali būti indeksuojamas toks, koks yra, jei pasirenkate žodyno stiliaus grupavimą. Naudojant šią grupę, jis gali būti pateiktas raide „N“(„naktinis“).
- Arba galite indeksuoti „Naktinis aardvarko maitinimas“kaip „Aardvarks, naktinis maitinimas“. Tai būtų prasminga, jei naudojatės enciklopedijos stiliaus grupavimu, o ne tik pateikėte elementus, susijusius su aardvarkais. Tada prekė bus įrašyta „A.“
- Reklaminė brošiūra gali būti indeksuojama kaip „Aardvarks, eksponatai (Detroito zoologijos sodas).“Tai būtų prasminga, jei tikitės, kad turėsite keletą medžiagų „aardvark“eksponatuose, pavyzdžiui, galbūt norėsite indeksuoti kitą elementą kaip „Aardvarks, ekspozicijos (Toledo Zoologijos sodas)."
- Arba reklaminė brošiūra gali būti indeksuojama kaip „Detroito zoologijos sodas („ Aardvark Exhibit “). Tai gali būti prasminga, jei tikitės, kad turėsite kelis elementus, susijusius su Detroito zoologijos sodu, arba jei norite naudoti enciklopedijos stiliaus grupę failų elementams Geografinė vieta.
Žingsnis 4. Tvarkykite failus abėcėlės tvarka pagal indeksuotą pavadinimą
Bendra padavimo abėcėlės tvarka taisyklė yra sutvarkyti elementus nuo A (pirmoji) iki Z (paskutinė). Naudokite vis konkretesnę informaciją, kad atskirtumėte ir užsakytumėte atskirus elementus. Pavyzdžiui:
- Indeksuotų failų tvarka ankstesniame veiksme gali būti tokia (priklausomai nuo naudojamos sistemos): „Doe, Jane A.“, „Detroito zoologijos sodas („ Aardvark Exhibit “) ir„ Naktinis „Aardvarks Feeding““ARBA„ Aardvarks, eksponatų (Detroito zoologijos sodas) “,„ Aardvarks, Nocturnal Feeding of “ir„ Doe, Jane A. “
- „Wallaby“failas atsiras po „Emu“failo. „Kengūros“failas būtų tarpas, o „Aardvark“failas prieš „Meškiuką“ir „Emu“. Tai suteiks jums tokią failų tvarką: „Aardvark“, „Bear“, „Emu“, „Kengūra“, „Wallaby“.
- Jei pridėtumėte failą „Anteater“, jis atsirastų po visų „Aardvark“failų. Kadangi abu jie prasideda raide „A“, turite nustatyti kiekvieno žodžio antrąją raidę (atitinkamai „N“ir „A“), kad nustatytumėte tvarką, ir tada sutvarkyti failus pagal tai. Nauja tvarka būtų tokia: „Aardvark“, „Anteater“, „Bear“, „Emu“, „Kengūra“, „Wallaby“.
Žingsnis 5. Pažymėkite savo failų aplankus
Kad būtų lengviau rasti elementus, pažymėkite kiekvieną failų aplanką tinkamu indekso pavadinimu. Taip pat bus lengviau įvesti naujus failus tinkama tvarka.
- Įdėkite elementus į jiems skirtą aplanką.
- Taip pat gali būti naudinga spalvoti failus, kad būtų lengviau naudoti. Pavyzdžiui, jei naudojate enciklopedijos stiliaus grupavimą, suteikite kiekvienai grupei atskirą spalvą ir pažymėkite kiekvieną kiekvienos grupės elementą/failą atitinkama spalva.
Žingsnis 6. Dokumentuokite indeksavimo ir registravimo sistemą
Laikykitės savo indeksavimo ir registravimo sistemos, kad ir kokia ji būtų. Įsitikinkite, kad visi, turintys prieigą prie failų, žino apie sistemą. Pavyzdžiui, galite sukurti ir bendrinti dokumentą, kuriame išsamiai aprašytos jūsų failų sistemos taisyklės. Tai padės visiems efektyviai naudotis dokumentų rinkimo sistema.
Žingsnis 7. Tinkamai įrašykite naujus elementus
Įdėkite failus į spintelę pagal indeksuotus pavadinimus ir abėcėlės tvarka pagal jūsų naudojamą sistemą. Jei reikia, perkelkite esamus failus į naujus failus.
2 dalis iš 2: Specialių atvejų sprendimas
Žingsnis 1. Įrašykite elementus pagal reikšmingą terminą
Kartais prasminga rinkti elementus pagal raktinius žodžius, neatsižvelgiant į tai, kokia tvarka pateikiami pavadinime ar pavadinime esantys žodžiai. Tai užtikrina, kad failas gali būti indeksuojamas ir randamas naudojant logiškiausią terminą. Pavyzdžiui
„Pirmasis Čikagos bankas“gali būti indeksuojamas ir pateikiamas kaip „Čikaga, pirmasis bankas“. „Čikaga“yra pagrindinis šio įrašo terminas, o ne „Pirmasis“ar „Bankas“, ypač jei galite turėti kitų panašių pavadinimų elementų, pvz., „Pirmasis„ Bank of Tulsa ““arba „Chicago Bank and Trust“
Žingsnis 2. Tvarkykite vardus pagal pavardę
Įprasti registravimo standartai rekomenduoja indeksuoti asmenis pagal pavardę, nes pavardė laikoma reikšmingu terminu.
- Taigi „Jane A. Doe“būtų indeksuojama ir paduodama kaip „Doe, Jane A.“
- Pabaigoje įrašykite pavadinimus (daktaras, ponia, majoras ir kt.). „Dr. Pavyzdžiui, Jane A. Doe bus indeksuojama ir paduodama kaip „Doe, Jane A., Dr.“
- Paprastai užsakykite pavadinimus taip, kaip jie rašomi, raidėmis. Pavyzdžiui, „MacDonald“būtų prieš „McDonald“. Panašiai „D“, „L“, „Le“, „de“ir kt. Laikomi pavadinimo dalimi, o ne atskirais vienetais. Pavyzdžiui, užsisakykite failus „Heinlein“, „Le Guin“, „L’Engle“ir „Wolfe“tokia tvarka (ir NE kaip „L’Engle“, „Le Guin“, „Heinlein“, „Wolfe“).
- Dažna šių taisyklių, susijusių su vardais, išimtis yra tada, kai asmens vardas yra įmonės ar organizacijos pavadinimo dalis. Tokiais atvejais laikykite asmens vardą kaip įmonės pavadinimo vienetus. Pavyzdžiui, „Jane A. Doe Pest Control“bus įrašyta į „J“ir nebus indeksuojama kaip „Doe, Jane A. Pest Control“.
3 žingsnis. Nekreipkite dėmesio į straipsnius, jungtukus ir prielinksnius
Straipsniai (pvz., „A“, „an“ir „the“), jungtukai (pvz., „Ir“, „bet“ir „arba“) ir prielinksniai (pvz., „Už“, „iš“ir „In“) paprastai praleidžiami indeksuojant ir pildant abėcėlės tvarka, nes jie nėra laikomi reikšmingais terminais. Taip yra net tada, kai jie sudaro elemento pavadinimo pradžią. Pavyzdžiui:
- „Emu tiekimo praktikos tyrimas“bus pateiktas „E“, o „Emu“(reikšmingas žodis šio elemento pavadinime), o ne „A“, kai reiškia „an“.
- „Doe ir Smith kenkėjų kontrolė“bus paduota po „Doe, Jane A.“Abu indeksuoti pavadinimai prasideda žodžiu „Doe“, todėl pereikite prie kito reikšmingo termino kiekviename (atitinkamai „Smith“ir „Jane“), kad nustatytumėte failų tvarką. Nepaisykite žodžio „ir“, nes jis nėra reikšmingas.
4 žingsnis. Sutrumpinimus traktuokite taip, tarsi jie būtų parašyti
Indeksuodami ir pildydami elementus galite susidurti su tokiomis santrumpomis kaip „Mfg“. („gamybai“) arba „Inc.“(„Įtraukta“). Paprastai turėtumėte indeksuoti ir rinkti elementus taip, tarsi šios santrumpos būtų surašytos, o ne tiesiog kaip raidžių eilutės.
Pavyzdžiui, „Jane A. Doe Mining Company“bus pateikta po „Jane A. Doe Mfg.“
Žingsnis 5. Failų skaitmenys paprastai
Kai pildote daiktus abėcėlės tvarka, jų pavadinimuose galite rasti skaičių. Paprastai failų numeriai paprastai, o ne taip, tarsi jie būtų parašyti. Skaičiai taip pat pateikiami prieš raides.
- Pvz., „3M kompanija“bus pateikta prieš „100 puikių verslo idėjų“(nes „3“yra prieš „100“).
- „Puikios verslo idėjos“ir „Puikūs verslo lyderiai“būtų pateikiami po „100 puikių verslo idėjų“, nes skaičiai išdėstyti prieš raides.
- Skaičiai, kurie jau yra parašyti, laikomi žodžiais, o ne skaičiais. Pvz., Failų elementus „100 puikių verslo lyderių“, „Puikios verslo idėjos“ir „Du šimtai puikių verslo idėjų“pateikite tokia tvarka.
- Tačiau jei tai naudinga jūsų registravimo tikslams, galite padaryti išimtį ir visada pateikti skaitmenis, tarsi jie būtų parašyti.
6. Susitarkite su bet kokiais specialiais simboliais
Turi būti atsižvelgiama į bet kokius ne abėcėlinius ar ne skaitinius simbolius, su kuriais susiduriate indeksuojant ir registruojant elementus. Tačiau ką daryti su šiais simboliais, priklauso nuo jų tipo:
- Indeksuojant ir registruojant elementus skyrybos ženklų (pvz., Apostrofų, taškų ir kablelių) paprastai nepaisoma. Pavyzdžiui, tokia tvarka pateikite failus „Vašingtono geriausia kava“ir „Vašingtono valstijos mugė“.
- Diakritikai laikomi atitinkama raide be diakritinio ženklo. Pavyzdžiui, failą „Éclair“kaip „Eclair“ir „Über“kaip „Uber“. Išimtis yra tada, kai pildote dokumentus pagal kalbos, kurioje naudojama diakritika, abėcėlę, tokiu atveju turėtumėte vadovautis įprasta tos kalbos abėcėlės tvarka.
Žingsnis 7. Jei reikia, naudokite bendrą taisyklę „nieko prieš kažką“
Paprastai tarpai (įskaitant skyrybos ženklus ir kitus praleidžiamus elementus) ignoruojami pildant abėcėlės tvarka. Tačiau tais atvejais, kai turite elementų, kurie prasideda taip pat, naudokite tarpą arba taisyklę „nieko prieš kažką“, kad nustatytumėte pateikimo tvarką.
- Pvz., Padėkite „North East Bank“, „North East Manufacturing“ir „Northeast Bank“tokia tvarka.
- Panašiai „Doe, Jane A.“bus paduotas prieš „Doe, Jane A., Dr.“
Žingsnis 8. Jei reikia, atskirkite failus pagal išsamesnę informaciją
Retesniais atvejais alfabetinės informacijos nepakanka failų tvarkai nustatyti. Tokiais atvejais, norėdami indeksuoti ir užsisakyti prekes, turite naudoti papildomą informaciją. Pažymėkite šią papildomą informaciją atitinkamuose failuose, kad padėtumėte juos atskirti. Pavyzdžiui:
- Jei turėtumėte daiktų dviem skirtingiems asmenims, vardu Jane A. Doe, galite juos užsisakyti pagal gimimo datą. Failas „Doe, Jane A. (g. 1853 m.)“Būtų prieš failą „Doe, Jane A. (g. 1967 m.).
- Taip pat galite užsakyti prekes pagal geografiją, kai reikia atskirti. Jei turite trijų skirtingų bankų failus trijose skirtingose vietose ir kiekvienas bankas vadinamas „First United Bank and Trust“, galite juos užsisakyti abėcėlės tvarka tokia tvarka kaip „First United Bank and Trust (Georgia)“, „First United Bank and Pasitikėjimas (Oklahoma) “ir„ Pirmasis Jungtinis bankas ir trestas (Pietų Dakota) “.
- Panašiai, jei turėtumėte daiktų dviem skirtingoms meškoms ar lokių rūšims, jas dar labiau atskirtumėte pagal rūšis, geografinę vietą ir pan. Pavyzdžiui, galite turėti failų „Meška, ruda“ir „Meška, grizli“(tokia tvarka), arba failus „Meškučiai (Europos)“ir „Lokiai (Šiaurės Amerika)“(tokia tvarka).
Žingsnis 9. Skelbkite išimtis ir specialias taisykles
Įsitikinkite, kad visi, kurie naudoja jūsų failus, žino apie visas standartinių gairių išimtis, įtrauktas į jūsų bylų sistemą. Tai padės užtikrinti, kad visi gali tinkamai ir efektyviai naudotis kartotekos sistema.
