Dokumentai dažnai yra būtina užduotis darbe ir namuose. Jei per ilgai praleisite pildymą, galite sukaupti didelę krūvą popieriaus, kurio rūšiavimas užtruks valandas ar net dienas. Norėdami, kad gautuosiuose nebūtų netvarkos, surūšiuokite visus kasdien gaunamus popierius. Tada sukurkite jums tinkamą failų sistemą. Rūšiuokite popierius naudodami savo sistemą, kad galėtumėte bet kada lengvai pasiekti svarbius dokumentus!
Žingsniai
1 būdas iš 3: kasdienio popieriaus srauto tvarkymas
Žingsnis 1. Sukurkite centrinę dėžutę, kurioje laikysite dokumentus, kol galėsite juos rūšiuoti
Centrinėje dėžutėje kiekvieną dieną dedate visus popierius, kurie patenka ant jūsų stalo arba per pašto dėžutę. Tai gali padėti išlaikyti organizuotumą, kol turėsite laiko rūšiuoti ir tvarkyti kiekvieną elementą.
- Galite naudoti mažą kartoninę dėžę kaip centrinę dėžę arba šiam tikslui gauti specialią dėžutę, krepšelį ar dėklą.
- Padėkite dėžutę ant savo stalo kampo, ant stalo, esančio šalia jūsų durų, arba kitoje matomoje vietoje, kad to nepamirštumėte.
Žingsnis 2. Kasdien eikite į dėžutę ir atidėkite svarbius daiktus
Kartą per dieną pažvelkite į kiekvieną dėžutėje esančią prekę ir ieškokite elementų, į kuriuos reikia nedelsiant atkreipti dėmesį. Tai gali būti sąskaitos, kurių terminas artimiausiu metu, kvietimai į vakarėlius ar formos, kurioms reikia laiko. Atidėkite šiuos daiktus į šalį, kad galėtumėte nedelsdami jais pasirūpinti.
Galbūt norėsite gauti antrą skirtingos spalvos dėžutę nei pirmoji dėžutė, į kurią įdėsite skubių daiktų. Pavyzdžiui, galite gauti raudoną langelį, nurodantį, kad tai yra skubūs daiktai
Žingsnis 3. Įdėkite elementus, kuriuos norite paduoti į dokumentų dėžutę
Trečią langelį laikykite šalia centrinės dėžutės ir skubios dėžutės. Naudokite tai kaip norimų rinkti elementų surinkimo vietą. Tai padės juos tvarkyti tol, kol būsite pasirengę juos paduoti.
Įsitikinkite, kad ši dėžutė yra kitokios spalvos nei kitos dėžutės. Priešingu atveju dėžutės gali būti sumaišytos
4 žingsnis. Mesti nereikalingus daiktus į popieriaus perdirbimo šiukšliadėžę
Bet koks nepageidaujamas paštas ar kiti neesminiai daiktai, atsidūrę jūsų dėžutėje, gali patekti tiesiai į perdirbimo dėžę. Kratydami dokumentus identifikuokite šiuos daiktus ir iš karto perkelkite juos į šiukšliadėžę, kad dėžutėje nebūtų netvarkos.
- Laikykite perdirbimo šiukšliadėžę ant grindų, kad nesupainiotumėte su kitomis dėžėmis.
- Jei bet kuriame iš nereikalingų daiktų yra asmeninės informacijos, prieš juos išmesdami susmulkinkite.
2 metodas iš 3: rinkimo sistemos pasirinkimas
1 žingsnis. Paskirkite mėnesio ir dienos failą, jei turite daug tvarkytinų užduočių
Tai žinoma kaip „Tickler“registravimo sistema ir tai puikus būdas sekti, ką reikia daryti kiekvieną dieną. Paskirkite failų aplanką kiekvienam mėnesiui ir aplanką kiekvienai mėnesio dienai. Tada įdėkite elementus į failus. Įrašykite elementus pagal datas, kurių reikia, kad galėtumėte dirbti su jais.
Pavyzdžiui, jei jums reikia sumokėti sąskaitą rugsėjo 23 d., Tada įdėkite sąskaitą į tos datos aplanką
Žingsnis 2. Failų aplankai abėcėlės tvarka, kad svarbūs dokumentai būtų po ranka
Abėcėlės tvarka padavimas yra naudingas ieškant failų atskiriems žmonėms, įmonėms ar dalykams. Tai gali būti idealu, jei turite daug klientų ir norite išsaugoti failą apie kiekvieną iš jų, arba jei norite paprasto būdo tvarkyti namų dokumentus.
- Ant failų etikečių, pvz., „Jones, Susan“arba „Watson, David“, pirmiausia nurodykite pavardę.
- Nekreipkite dėmesio į tokius žodžius kaip „The“, „A“ir „An“, kai pildote pagal įmonės pavadinimą. Pvz., Jei turite klientą, kurio verslas vadinamas „Pyrago deivė“, paduokite pagal „Cake“skiltyje „Cake“ir nepamirškite „T“skiltyje „The“.
Žingsnis 3. Trumpalaikiams rinkimo poreikiams pasirinkite skaitmeninę rinkmenų sistemą
Jei turite trumpalaikį projektą, kurio įrašus norite tvarkyti, skaitmeninė rinkmenų sistema gali veikti geriausiai. Tai yra tada, kai kiekvienam dokumentui priskiriate numerį ir padedate jį pagal numerį. Tačiau atminkite, kad taip pat turėsite sekti, kuris dokumentas atitinka kurį numerį, pavyzdžiui, naudodami skaičiuoklę.
- Pavyzdžiui, visus elementus, kuriuos gavote per kovo 14 d. Savaitę, galite priskirti failų aplankui, pažymėtam 1, tada visus kovo 21 d. Savaitės elementus faile, pažymėtame 2, ir pan.
- Kitas variantas - pažymėti failus pagal datą ir tvarkyti juos chronologiškai. Pavyzdžiui, 2018 m. Gegužės 2 d. Gautos prekės gali būti saugomos byloje, pažymėtoje 2018-05-02.
Žingsnis 4. Spalvokite savo failų kodą, kad greitai ir lengvai rastumėte elementus
Kiekvienai failų kategorijai nurodykite spalvą. Tai padės jums greitai rasti failų kategoriją.
- Pavyzdžiui, medicininėms sąskaitoms naudokite raudoną, mokesčiams - mėlyną, o draudimui - žalią.
- Norėdami spalvoti skaitmeninius ar abėcėlinius failus, priskirkite spalvą skaitmeniniam ar abėcėlės diapazonui, pvz., Kad failai būtų 1-25 arba A-G žali, 25-50 arba H-M violetiniai ir 50-75 arba N-R geltoni.
Žingsnis 5. Į failų aplanką įtraukite papildomos svarbios informacijos
Jei pridėsite papildomos informacijos, kad apibūdintumėte failo turinį ar bet kokius reikalingus veiksmus, jūsų failų sistema taip pat bus veiksmingesnė. Norėdami tai padaryti, galbūt norėsite pridėti 1 ar daugiau iš šių elementų:
- Failo numeris arba pavadinimas
- Failo pavadinimas
- Failo atidarymo ir uždarymo data
- Skyriaus ar komandos pavadinimas
- Kompiuterio įrašo numeris
- Šalinimo data ir šalinimo būdas
3 iš 3 metodas: dokumentų tvarkymas į failus
Žingsnis 1. Ant failo uždėkite naujausią dokumentą
Norėdami tai padaryti, naudokite dokumente nurodytą datą. Kai dokumentai bus paruošti rinkti ir failų sistema bus nustatyta, galite pradėti dėti elementus į failus. Visada įsitikinkite, kad naujausi kiekvieno failo dokumentai yra viršuje, kad juos būtų lengva pasiekti.
Pvz., Jei turite savo namų savininko draudimo bylą, tada failo viršuje norėtumėte įdėti naujausią mokamo būsto savininko draudimo įrašą
Žingsnis 2. Išsaugokite priedus su dokumentais, su kuriais jie susiję
Jei turite atitinkamų kvitų ar kitų dokumentų, kuriuos reikia saugoti kartu su kitu dokumentu, būtinai laikykite juos kartu toje pačioje byloje. Galbūt netgi norėsite susegti ar sąvaržėlės priedus dokumento gale.
Pvz., Jei turite kvitą, kaip sumokėti už elektros sąskaitą, susegkite jį už sąskaitos, jei jums prireiks nuorodos
Žingsnis 3. Įdėkite didelius dokumentus į atskirus vokus
Šiuos vokus galite paduoti už failų, su kuriais jie yra susiję. Voko priekyje būtinai pridėkite turinio aprašymą. Tai padės pašalinti netvarką jūsų failuose ir pagerins jūsų failų sistemos efektyvumą.
Pavyzdžiui, jei turite projekto, prie kurio dirbate, brėžinius, galite juos įdėti į didelį voką
Žingsnis 4. Surinkite originalų dokumentą ir pašalinkite visas jo kopijas
Dublikatų nepateikimas padės išvengti painiavos, kai ieškote elemento savo failuose. Jei susiduriate su dublikatais, išmeskite juos ir paduokite tik originalų dokumentą.
Jei nesate tikri, kuris dokumentas yra originalas, gali tekti pateikti abu elementus, kad įsitikintumėte, jog turite originalą. Tačiau stenkitės to nedaryti per dažnai, kitaip jūsų failai greitai padidės
Patarimai
- Jei nesate tikri, ar paduoti ar perdirbti elementą, ar ne, laikykite jį 30 dienų ir iš naujo įvertinkite.
- Nereikšmingų dokumentų nuskaitymas yra dar vienas geras būdas išvalyti popieriaus netvarką, tuo pačiu išlaikant dokumento informaciją, jei to prireiks.
