Įrašas arba memorandumas yra žinutė, pritaikyta konkrečiai auditorijai, kad ji apie ką nors informuotų. Užrašai yra bendras biuro dokumentas, todėl jie gali apimti įvairias temas ir būti platinami popierinėmis kopijomis, faksu ar el. Paprastai jūsų atmintinės formalumas priklauso nuo organizacijos, kurioje dirbate, ir nuo teisinio temos pobūdžio. Pastato renovacijos atmintinė paprastai skirta nuomininkams, darbuotojams, savininkams ar darbuotojams pranešti apie būtiną renovaciją, kuri paveiks jų aplinką. Sužinokite, kaip parašyti atmintinę apie pastatų renovaciją.
Žingsniai
1 veiksmas. Prašykite ankstesnių memorandumų kopijų
Žvelgdami į ankstesnių pranešimų pavyzdžius, galite pajusti savo organizacijos toną ir formalumą. Paprašykite savo viršininko pateikti tik tuos pavyzdžius, kurie jiems patiko.
Žingsnis 2. Gaukite visų šios atmintinės paveiktų asmenų kontaktinės informacijos kopijas
Turėsite išsiųsti kiekvienai šaliai kopiją ir gali užtrukti kelias dienas ar savaites, kol bus gauti visi reikalingi adresai ar el.
Žingsnis 3. Surinkite visus faktus, būtinus pastato renovacijos poreikiui įrodyti
Jei būsto ar buto valdyba priėmė pasiūlymą, patvirtinantį renovaciją, paprašykite jo kopijos, kad jo būtų galima paprašyti ar išplatinti. Kuo didesnė renovacija, tuo daugiau įrodymų jums reikės.
Žingsnis 4. Nustatykite terminus
Atliekant kapitalinį remontą, galbūt norėsite išsiųsti atmintinę iš anksto, kad jie galėtų pasirūpinti reikiamu apgyvendinimu. Jei renovacija atliekama paskutinę minutę, nuspręskite jos atlikimo datą ir laiką, įskaitant laiką, kada žmonės galės apsigyventi.
Žingsnis 5. Parašykite savo atmintinės kontūrą
Bet koks verslo raštas naudojamas įtikinti skaitytoją. Po antraštėmis sudarykite juodraštį, kuriame būtų atmintinės tema, aprašymas, galutiniai terminai ir datos, įrodymai ir kontaktinė informacija, skirta tolesnei veiklai.
Žingsnis 6. Struktūruokite savo atmintinę
Naudokite įmonės logotipą ir struktūrą, jei tai bus atmintinė, sukurta įmonės pavadinimu. Toliau pateikiamos instrukcijos, kaip formatuoti atmintinę:
- Įrašykite adresato vardą viršutiniame kairiajame teksto apdorojimo dokumento kampe. Tai gali būti bendras arba konkretus pavadinimas, tačiau jis turėtų būti lengvai atpažįstamas, todėl asmuo žino, kad su jais susijęs pastato renovacijos memorandumas.
- Tada įveskite asmenį, žmones ar įmonę, kuri rašo atmintinę. Jei rašote atmintinę skyriui ar įmonei, gali tekti paprašyti patvirtinimo prieš išsiunčiant atmintinę kažkieno vardu.
- Įdėkite datą žemiau. Atmintinės turėtų būti parengtos gana greitai, nes paprastai jos prašo ką nors laiku pastebėti.
- Parašykite pastato atnaujinimo memorandumo temą, naudodami kuo geresnius aprašomuosius žodžius. Pvz., Vietoj to, kad parašytumėte „Tema: Pastatų renovacija“, parašykite „Liftų remontas“, rugpjūčio 30 d. 6–8 val.
- Parašykite pranešimo tekstą. Parašykite tikslą, kodėl renovacija būtina, kodėl renovacija naudinga skaitytojui ir būtinus įrodymus, pvz., Statybos kodeksą ar saugos klausimus. Būkite tiesioginis; stenkitės neįtraukti rašymo, kuris nepalaiko jūsų žinutės.
7. Jei reikia, įtraukite taškus ar sąrašus
Žmonės dažniau skaito atmintines, kurios nėra teksto blokai. Kadangi atmintinės yra gana neoficialios, galite sukurti sąrašus su ženkleliais arba naudoti paryškintą tekstą, kad paryškintumėte tam tikrą atnaujinimo termino ar tikslo dalį.
Žingsnis 8. Redaguokite savo atmintinę į 1 puslapį
Jei pateikiate atmintinę daugeliui žmonių, geriausias būdas užtikrinti, kad jie ją perskaitys, yra trumpas. Jei jis per ilgas ir tikslas iš karto nėra aiškus, jie gali jį atidėti, kol turės laisvo laiko.
Tai netaikoma teisiniams memorandumams ir kai kurioms įmonių atmintinėms, kuriose yra ataskaitos apie pastatus ar valdybos pasiūlymai. Įsitikinkite, kad žinote, kokio ilgio jūsų auditorija tikisi
9. Įrodykite savo atmintinę dėl rašybos ir gramatikos klaidų
Jei jūsų rašymo įgūdžiai nėra stiprūs, duokite juos vadovui ar kolegai, kuris gali juos redaguoti.
Žingsnis 10. Pasirašykite laišką
Kai jis bus patvirtintas, norėsite jį pasirašyti ir datuoti, kad jis taptų oficialus. Įrašo apačioje įtraukite savo kontaktinę informaciją ir visų, kuriems jie gali nukreipti klausimus, kontaktinę informaciją.
Žingsnis 11. Įtraukite reikiamus priedus
Išspausdinkite kiekvieno savo kontakto atmintinės ir priedų kopijas. Prieš pristatydami prisegti juos prie atmintinės.
Žingsnis 12. Pateikite savo atmintinę laiku
Renovacijos metu žmonėms prireiks laiko planuoti, todėl pasistenkite, kad informacija jiems būtų paskelbta, kai ji bus paskelbta.
